La firma electronica se ha vuelto imprescindible en los informes de inspeccion. Cuales son los diferentes niveles de seguridad? Como integrarla en sus procesos de campo? Esta guia responde a sus preguntas practicas.
Por que adoptar la firma electronica?
La firma electronica simplifica considerablemente la validacion de sus informes de campo:
- Permite identificar al firmante y garantizar la integridad del documento
- Elimina la necesidad de firmar en papel y luego escanearlo
- Acelera el circuito de validacion y la entrega del informe final
Existen varios niveles de firma electronica, cada uno con un nivel de seguridad diferente. Para los informes de campo habituales, la firma simple (tactil) es ampliamente adoptada.
Los diferentes niveles de firma electronica
Simple
Firma tactil o escaneada. Suficiente para los informes de inspeccion habituales.
Avanzada
Vinculada al firmante, permite detectar cualquier modificacion. Recomendada para documentos contractuales.
Cualificada
Nivel de seguridad mas alto. Utilizada para actos autenticos y documentos con alta exigencia.
Que nivel para sus informes de inspeccion?
Para la gran mayoria de los informes de campo, la firma simple (tactil) es suficiente y ampliamente adoptada:
- Informes de intervencion tecnica
- Actas de estado
- Fichas de inspeccion QHSE
- Albaranes de entrega
- Certificados de fin de obra
La firma avanzada se recomienda para documentos con alto valor financiero o contractual (presupuestos importantes, contratos de mantenimiento, peritajes judiciales).
Buenas practicas para sus firmas en terreno
1. Identifique claramente al firmante
El informe debe mencionar: nombre, apellidos, cargo, empresa del firmante. Esta informacion refuerza la trazabilidad.
2. Registre la fecha y hora de la firma
La fecha y hora de la firma deben registrarse automaticamente. Es un elemento clave en caso de litigio.
3. Conserve una prueba de integridad
El documento firmado no debe poder modificarse despues de la firma. Los formatos PDF con certificado integrado garantizan esta integridad.
4. Archive correctamente
Conserve los documentos firmados en un sistema seguro con copia de seguridad. La duracion de conservacion depende del tipo de documento (generalmente de 5 a 10 anos).
Firma electronica integrada
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